INFRASTRUKTUR untuk E-BUSINESS dan Jenis-jenis Jaringan Komputer | LAN | WAN

INFRASTRUKTUR untuk E-BUSINESS

            Kemajuan teknologi komunikasi dan jaringan, terutama internet, menyediakan inrastruktur yang dibutuhkan untuk e-business. Bagian ini memberikan pengantar atas gambaran umum konsep jaringan dan mendiskusikan isu-isu strategis yang berkaitan dengan metode-metode alternatif yang dapat dipergunakan organisasi dalam mengimplementasikan e-business.
 

Jenis-jenis Jaringan

            Jaringan telekomunikasi dibanyak perusahaan dipergunakan untuk melakukan e-commers dan mengelola operasi internal yang terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
1. Local Area Network (LAN)
2. Wide Area Network (WAN)
3. Value-added Network dan
4. Internet
 

Software Komunikasi

            Software komunikasi mengelola aliran data melalui suatu jaringan. Software komunikasi didesain untuk bekerja dengan berbagai jenis peraturan dan prosedur untuk pertukaran data. Software ini melaksanakan fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Pengendalian akses

Software ini berfungsi untuk menghubungkan dan memutuskan hubungan antar-berbagai peralatan; secara otomatis memutar dan menjawab telepon; membatasi akses hanya pada para pemakai yang berwenang; serta membuat parameter seperti: kecepatan, mode, dan arah pengiriman.

1. Pengelolaan jaringan

Pada software ini berfungsi untuk mengumpulkan data untuk memeriksa kesiapan peralatan jaringan untuk mengirim atau menerima data; membuat aturan antri untuk masukan dan keluaran; menetapkan prioritas dalam sistem,mengirimkan pesan; dan mencatat aktivita, penggunaan, dan kesalahan dalam jaringan.

1. Pengiriman data dan file

Software ini berfungsi untuk mengontrol pengiriman data, file dan pesan-pesan diantara berbagai peralatan.

1. Pendeteksi dan pengendalian atas kesalahan

Software ini berfungsi untuk memastikan bahwa data yang dikirim benar-benar merupakan data yang diterima.
 

1. Keamanan data

Software ini berfungsi untuk melindungi data selama pengiriman dari akses pihak yang tidak berwenang.
 

PILIHAN KONFIGURASI JARINGAN

 
Konfigurasi LAN
            Konfigurasi LAN mempunyai tiga ciri dasar, yaitu: konfigurasi bintang, konfigurasi cincin, dan konfigurasi.

1. Konfigurasi Bintang

Dalam konfigurasi bintang, setiap peralatan secara langsungb terhubung dengan server pusat. Seluruh komunikasi antara peralatan dikendalikan dan dikirim melalui serverv pusat. Biasanya, server akan mengumpulkan data setiap peralatan untuk melihat apakah peralatantersebut ingin mengirim pesan. Konfigurasi bintang adalah cara termahal untuk membangun LAN karena membutuhkan banyak sekali kabel untuk menghubungkannya. Akan tetapi, keunggulan utamanya adalah apabila salah satu titik sedang gagal (down), kinerja jaringan yang lain atau jaringan selebihnya tidak terganggu.

1. Konfigurasi Cincin

Pada konfigurasi cincin, setiap titik secara langsung terhubung dengan dua titik lainnya. Ketika sebuah pesan melalui cincin tersebut, setiap titik akan memeriksa judul paket untuk menetapkan apakah data tersebut ditujukan bagi titik berkaitatau tidak. LAN yang dikonfigurasikan cincin mempergunakan software yang disebut dengan token. Token ini berfungsi sebagai untuk mengendalikan aliran data dan untuk mencegah tabrakan. Token secara terus-menerus beroperasi disepanjang cincin. Jadi, titik-titik lainnya harus menunggu hingga pesan yang dikirim sampai pada tujuannya dan token tersebut bebas kembali, sebelum mereka dapat mengirim data. Apabila hubungan dalam cincin rusak, jaringan tersebut dapat berfungsi, walaupun lebih pelan, dengan cara mengirimkan seluruh pesan ke arah yang berbeda.

1. Konfigurasi BUS

Didalam konfigurasi BUS, setiap peralatan dihubungkan dengan saluran utama, atau yang disebut BUS. Pengendali komunikasi didesentralisasi melalui jaringan BUS. Konfigurasi BUS mudah untuk diperluas dan lebih murah untuk dibuat daripada konfigurasi bintang. Akan tatapi, kinerjanya akan menurun apabila jumlah titik yang dihubungkan meningkat.

-------------------------------------------------------------------------------
Salam Kompetisi Website Kompas MuDA-KFC

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Kuliah Gratis dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - INFRASTRUKTUR untuk E-BUSINESS dan Jenis-jenis Jaringan Komputer | LAN | WAN

Prosedur Update File Induk dan Proses Real Time Data Perusahaan

Prosedur Update File Induk

Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanda tutup, dan melakukan update pada file induk. Program batch menyiapkan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai, di mana sama dengan jurnal penjualan.

 

Kelebihan Pemrosesan Secara Real Time

1.    Pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan. Sistem real time dengan terminal komputer yang terhubung dengan komputer pusat akan mengurangi atau malah menghilangkan hambatan-hambatan seperti keterlambatan beberapa hari antara pengambilan pesanan dan penagihan ke pelanggan.

2.    Pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar. Dengan memelihara informasi persediaan, staf penjualan dapat menentukan dengan cepat bahwa terdapat persediaan di gudang. Informasi yang mutakhir yang disediakan melalui proses real time akan meningkatkan  kemampuan perusahaan untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan, yang menyebabkan peningkatan penjualan.

3.    Prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis, seperti nomor rekening yang salah, nomor persediaan yang tidak valid, dan salah dalam melakukan perhitungan harga. Program perbaikan yang dilakukan secara real time memperbolehkan untuk memperbaiki banyak tipe kesalahan yang mengidentifikasi dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi operasional.

4.    Akhirnya, pemrosesan secara real time akan mengurangi pemakaian kertas. Kertas dokumen mahal untuk dibuat dan sering rusak. Dokumen elektronik sangat efisien, efektif, dan sangat berguna bagi jejak audit.

 

Sistem Batch Penerimaan Tunai Dengan Akses Langsung Ke File

Sistem penerimaan tunai biasanya adalah sistem batch. Tidak seperti transaksi penjualan, di mana kecenderungan untuk selesai dalam satu hari, penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur kas secara real time.

 

Prosedur Update

Ruang Penerimaan Dokumen . Memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen piutang.

Departemen Penerimaan Tunai . Petugas penerimaan kas mencocokan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal komputer, petugas membuat cacatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank.

Departemen Piutang . petugas departemen piutang menerima dan mencocokan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

Departemen Piutang. pada akhir hari, program batch akan melakukan prosespencocokan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening control buku besar umum.

 

Rancang Ulang Proses Penerimaan Tunai

Beberapa organisasi melakukan rancang ulang prosedur penerimaan dokumen untuk mengurangi resiko dan biaya.

Petugas penerimaan dokumen meletakkan sekumpulan amplop yang belum dibuka ke mesin yang secara otomatis akan membuka surat tersebut da memisahkan antara dokumen pembayaran dan cek. Saat amplop tersebut dibuka, mesin tersebut akan mengetahui bahwa dokumen yang pertama pada surat adalah dokumen pembayaran. Dan yang ke dua adalah cek.

 

Sistem Point of Sale (POS)

Sistem Point of Sale (POS) biasanya digunakan oleh toko bahan makanan, department store, dan tipe penjualan eceran lainnya.

Prosedur Harian

Pertama, kasir memeriksa label universal product code (UPC) pada barang yang dibeli dengan laser scanner. Sistem POS berhubungan secara online ke file persediaan di mana bisa didapatkan daftar harga barang dan akan ditampilkan pada terminal komputer kasir.

Pada saat seluruh UPC selesai di-scan, sistem secara otomatis menghitung pajak, potongan harga, dan total transaksi.

Petugas memesukkan transaksi ke dalam sistem POS melalui papan ketik dan cacatan penjualan akan ditambahkan pada jurnal penjualan saat itu juga.

Pada akhir dari penggantian petugas, pengawas akan membuka mesin register dan mengambil gulungan kertas internal. Laci tempat penyimpanan uang tunai diambil dan diganti dengan laci yang berisi sejumlah uang tunai. Pengawas dan petugas yang sudah selesai bertugas membawa laci tersebut ke ruang bendahara, di mana akan dilakukan pencocokan dengan gulungan kertas internal. Sangat mungkin terjadi sedikit selisih yang diakibatkan karena kesalahan dalam memberikan kembalian pada pelanggan. Kekurangan uang tunai yang masih dapat diterima oleh organisasi akan dicatat tetapi tidak akan dipotong dari gaji pegawai. Bagaimanapun juga, kekurangan tersebut akan diperiksa untuk tindakan pendisiplinan.

Prosedur Akhir-Hari

Pada akhir-hari, petugas penerimaan uang tunai menyiapkan tiga lembar slip setoran. Satu salinan akan diarsipkan dan dua lainnya akan dibawa ke bank bersama dengan uang tunai. Program batch akan meringkas penjualan dan jurnal penerimaan kas, menyiapkan dokumen jurnal, dan melakukan posting ke rekening buku besar umum sebagai berikut:

DR CR

Kas XXX

Selisih Kas XXX

Piutang (kartu kredit) XXX

Harga Pokok Penjualan XXX

Penjualan XXX

Persediaan XXX

 

Catatan jurnal di atas mungkin tidak sama antarperusahaan. Beberapa perusahaan lainnya akan memperlakukan penjualan kartu kredit sebagai kas. Lainnya akan memperlakukan sebagai piutang sampai kartu kredit tersebut cair.

-------------------------------------------------
Salam Kompetisi Website Kompas MuDA-KFC

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Kuliah Gratis dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Prosedur Update File Induk dan Proses Real Time Data Perusahaan

Kebijakan Retur (Pengembalian Barang) - SIA - Revenue Cycle - Arus Pendapatan

Kebijakan Retur (Pengembalian Barang)

Departemen kredit mengesahkan proses pengembalian barang dagang. Penentuan ini didasarkan atas sifat transaksi penjualan dan situasi transaksi pengembalian barang. Konsep persetujuan yang bersifat khusus dan yang bersifat umum juga berpengaruh pada aktivitas ini.
 

Daftar Pembayaran Tunai

Daftar pembayaran tunai menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah cek dari pelanggan dan bukti pembayaran sudah benar. Bukti pembayaran merupakan alat persetujuan untuk dilakukan proses posting bukti pembayaran kerekening pelanggan.
 

Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departement pun yang melakukan semua proses keseluruhan. Bamyaknya karyawan dan banyaknya transaksi yang diproses mempengaruhi bagaimana pemisahan dilaksanakan. Ada 3 aturan main dalam merencanakan tugas tersebut:
Kebijakan 1. bagian yang melakukan pengesahan transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, department kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas yang independen.
Kebijakan 2. pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Pada kedua fungsi akuntansi ini yaitu untuk memelihara pencatatan data akuntansi dan untuk bertanggung jawab atas pengawasan., kedua fungsi tersebut seharusnya tidak tercampur.
Kebijakan 3. organisasi seharusnya terstuktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi lebih dari dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus lebih hati-hati dalam pemisahannya. Khususnya buku besar pembantu dan buku besar umum yang harus dipisahkan.
 
Supervisi
Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Perusahaan-perusahaan seperti ini bergantung pada supervisi sebagai kompensasi dari bentuk pengawasan. Dalam melakukan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak selaras, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya. Supervisi juga dapat menyediakan kontrol pada sistem yang terpisah.
 
Catatan Akuntansi
Bagaimana dokumen sumber perusahaan, jurnal dan buku besar harus mempunyai bentuk yang memungkinkan auditor independen untuk melakukan penelusuran transaksi melalui berbagai macam tingkatan proses. Beberapa teknik kontrol khusus mempengaruhi jejak audit.
 
Penomoran Dokumen Sumber (nomor tercetak pada dokumen)
Penomoran pada dokumen sumber secara berurutan diberi nomor dengan memakai printer dan menyediakan nomor yang unik untuk setiap transaksi. Hal ini memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penelusuran atas satu kejadian melalui sistem akuntansi.
 
Jurnal Khusus
Dengan mengelompokan transaksi yang sama pada jurnal khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok. Untuk keperluan ini, sistem siklus pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penjualan tunai.
 
Buku Besar Pembantu.
Dua buku besar pembantu digunakan untuk menangkap transaksi rincian kejadian dalam siklus pendapatan yaitu buku besar pembantu persediaan dan piutang. Pencatatan pada catatan pembantu menyediakan hubungan timbal-balik antara catatan jurnal dan sumber dokumen yang ditangkap pada kejadian tersebut.
 
Buku Besar Umum
Rekening control buku besar umum merupakan dasar untuk mempersiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi rekening buku besar pembantu seperti penjualan, persediaan, harga pokok penjualan, piutang, dan kas.
 
Pengarsipan
Siklus penjualan memakai arsip sementara dan permanen untuk menunjang jejak audit. Arsip-arsip ini merupakan tempat penyimpanan berbagai macam dokumen. Berikut ini merupakan contoh beberapa arsip dari siklus pendapatan:

• Arsip pesanan penjualan yang belum dipenuhi adalah arsip dari pesanan pelanggan yang belum selesai dikerjakan.
• Arsip data referensi harga adalah daftar harga setiap barang dagang.
• Arsip data penjualan historis adalah arsip dari transaksi penjualan yang sudah selesai.
• Arsip laporan pengiriman (buku harian pengiriman) mengelompokkan barang-barang yang dikirim untuk periode tertentu.
• Arsip kredit memo berisi salinan dari kredit memo yang telah diproses ke rekening pelanggan.

 
Pengendalian Akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi:

• Keamanan pergudangan, seperti pagar, alarm dan penjaga.
• Menyetorkan kas secara harian ke bank
• Menggunakan kotak deposit yang aman untuk kas
• Mengunci laci kas dan amankan pada departemen penerimaan tunai.

 
Akses kontrol atas informasi berhubungan dengan pembatasan akses ke dokumen yang mengontrol aktiva seperti dokumen sumber, dokumen jurnal dan buku besar. Seseorang yang tidak membatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan. Seperti contoh: seseorang dengan akses ke buku besar piutang dapat menghilangkan rekening seseorang dari pembukuan. Dengan tidak adanya catatan rekening, perusahaan tidak mengirim tagihan bulanan ke pelanggan.
 
Verifikasi Independen
Tujuan dari verifikasi yang dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasikan kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh sistem lainnya. Control verifikasi yang independen dibawah ini adalah tahapan siklus pendapatan:

1. Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya. Sebelum barang tersebut dikirimkan ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokan.
2. Departemen penagihan mencocokan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih untuk barang yang sudah dikirim.
3. Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalan pengaturan verifikasi. Petugas buku besar umum mencocokan dokumen jurnal yang dibuat oleh berbagai macam departemen.

-------------------------------------------------------------------------------
Salam Kompetisi Website Kompas MuDA-KFC

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Kuliah Gratis dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Kebijakan Retur (Pengembalian Barang) - SIA - Revenue Cycle - Arus Pendapatan

Ringkasan dari Pengawasan Siklus Pendapatan - Summary - SIA

Ringkasan dari Pengawasan Siklus Pendapatan

Aktivitas Kontrol	Proses Penjualan	Penerimaan Kas
Transaksi Persetujuan	Pemeriksaan kredit kebijakan retur	Daftar pembayaran (daftar ulang)
Pemisahan Tugas	Kredit dipisahkan dari pemprosesan, pengawasan persediaan dipisahkan dari gudang, buku besar pembantu piutang dipisahkan dari buku besar umum	Penerimaan kas dipisahkan dari piutang dan rekening kas, buku besar piutang dipisah dari buku besar umum
Supervisi		Departemen penerimaan dokumen
Catatan Akuntansi	Pesanan pembelian, jurnal pembelian, buku besar pembantu putang, rekening control piutang, buku besar pembantu persediaan, pengawasan persediaan, rekening penjualan	Dokumen pembayaran, cek, daftar jurnal pembayaran, penerimaan kas, buku besar piutang, rekening kontrol piutang, rekening kas
Akses	Akses secara fisik ke persediaan: akses ke catatan akuntansi di atas akses secara fisik ke kas, ke catatan akuntansi diatas	Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum
Verifikasi Independen	Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum	Penerimaan kas, buku besar umum, rekonsiliasi bank

 

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Ringkasan dari Pengawasan Siklus Pendapatan - Summary - SIA

Prosedur Manual Arus Pendapatan - Revenue Cycle

Prosedur Manual Arus Pendapatan - Revenue Cycle

Diagram alur ( flowchart ) pada Gambar 4-2 menunjukkan prosedur manual dan dokumen-dokumen khusus yang biasanya di gunakan pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual.
Departemen Penjualan . Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang pesanan pelanggan yang mengidentifikasikan tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta. Pada tahap ini format surat pemesanan dari pelanggan tidak standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik.
Pesanan penjualan mengungkapkan informasi-informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, rekening pelanggan, nama, nomor, dan keterangan dari nama yang dijual; jumlah dan harga perunit; dan informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga, dan ongkos angkut. Pada sistem yang sesungguhnya berbagai macam salinan pesanan penjualaan harus diberi nomor atau kode warna untuk menendakan kegunaan dan distribusi dokumen tersebut.
Setelah menyiapkan dokumen pesanan penjualan, petugas arsip penjualan akan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam arsip pesanan pelangan sebagai referensi di masa yang akan datang.pelanggan secara berkala menghubungi pemasok melalui telepon untuk mengetahui status dari pesanan mereka. Arsip pesanan pelanggan disusun berdasarkan urutan abjad nama pelanggan. Walaupun nama pelanggan bukan merupakan indeks utama yang terbaik untuk pemrosesan data, namun dapat diginakan sebagai indeks tambahan untuk melakukan referensi.
 
Departemen Kredit . Langkah awal departemen ini adalah melakukan transaksi persetujuan, yang mana berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan pemberian kredit sangat bergantung pada keadaan saat terjadinya penjualan.
Dalam sistem hipotesis kita, salinan persetujuan kredit penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan tersebut mengakibatkan pndistribusian salinan pesanan penjualan yang lainnya ke berbagai departemen secara serentak.
Prosedur Pergudangan . Departemen penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran barang ( disebut juga tiket pengambilan- picking ticket ) dan salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan. Setelah mengambil barang, petugas memaraf salinan surat perintah pengaluaran barang untuk mengindikasikan bahwa pesanan sudah dikerjakan dengan benar. Setiap pengeluaran barang akan dibuatkan catatan dalam salinan surat perintah pengeluaran barang.
Petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan. Data catatan persediaan bukanlah merupakan data catatan keuangan formal untuk barang tersebut. Pencatatan data akuntansi persediaan dilakukan oleh bagian pengawasan / administrasi gudang.
 
Departemen Pengiriman . Departemen pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang berasal dari departemen penjualan. Dokumen pengiriman bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Surat jalan memberikan departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim dalam beberapa sistem, surat jalan merupakan dokumen yang terpisah yang disiapkan oleh petugas pengiriman.
Dalam penerimaan barang dari gudang, petugas pengiriman mencocokkan barang dengan surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman, dan surat jalan untuk melakukan verifikasi kebenaran pesanan. Ini merupakan langkah yang penting dan kesempatan terakhir untuk mendeteksi terjadinnya kesalahan sebelum dilakukan pengiriman barang. Petugas pengiriman pengepak barang, menempelkan dokumen pengiriman, melengkapi surat jalan, dan mempersiapkan dokumen tagihan bongkar muat barang ( biil of lading ) . Tagihan bongkar muat barang merupakan kontrak antara penjual dan perusahaan jasa pengiriman ( kurir ) untuk mengirimkan barang ke pelanggan.
Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua salinan dari dokumen tagihan bongkar muat barang kepada perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut:

1. mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
2. menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
3. menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumn pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.

 
Departemen Penagihan . Departemen penagihan merupakan pusat kegiatan dari sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan mencocokan, menerjemahkan, dan mendistribusikan informasi ini ke departemen lainnya.
Pengiriman barang menandai berakhirnya kejadian ekonomi dan merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Departemen penagihan menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum dilakukan penagihan. Saat informasi ini diperoleh petugas dari departemen penagihan akan mencari salinan tagihan dan salinan buku besar dari arsip sementara dan melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. membandingkan barang dan kuantitas yang tertera pada salinan tagihan dan buku besar dengan informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan.
2. jika diperlukan, lakukan penyesesuaian salinan tagihan dan buku besar untuk menggambarkan transaksi yang sesungguhnya.
3. tambahkan harga satuan barang, pajak, dan ongkos angkut pada tagihan, buku besar, dan salinan arsip.
4. pergunakan syarat-syarat penjualan, seperti diskon kuantitas barang dan diskon pembayaran awal.
5. serahkan tagihan ke pelanggan.
6. serahkan dokumen pengirman ke departemen penjualan untuk membuka dan menutup arsip pelanggan.

 
Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan sesuai dengan tugas-tugasnya sebagai berikut:

1. mencatat penjualan pada jurnal penjualan.
2. mengirimkan salinan buku besar dari pesanan penjualan pada bagian piutang.
3. mengirimkan surat perintah pengiriman barang kepada pengawasan persediaan.
4. menyimpan salinan dari tagihan dalam arsip departemen penagihan.

 


Departemen Pengawasan Persediaan . Departemen Pengawasan Persediaan menggunakan surat perintah pengeluaran barang sebagai dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan.
Catatan Persediaan Perpetual – Barang # 86329

Keterangan Barang	Tanggal	Unit Diterima	Unit Terjual	Barang Di Gudang	Batas Pemesanan Kembali	Barang EOQ	Nomor Yang Dipesan	PO	Nomor Pemasok
3” Pulley	9/15		50	950	200	1000
	9/18		300	650
	9/20		100	550
	9/27		300	250
	10/1		100	150	200	1000	1000	87310	851
	10/7	1000		1150

 

Biaya Standard	Total Biaya Persediaan
2	1900
	1300
	1100
	500
2	300
	2300

Departemen Piutang . Departemen piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang. Setiap pelanggan mempunyai data pada buku besar tambahan piutang yang berisi beberapa informasi seperti: Nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, retur dan saldo piutang.
Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk menaikkan rekening pelanggan sesuai dengan penjualannya, kemudian petugas departemen piutang mengarsipkan salinan buku besar. Secara berkala, petugas meringkas saldo setiap rekening dan mengirimkannya ke buku besar umum.
 
Departemen Buku Besar Umum. Dengan melakukan penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum menerim a dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekening dari departemen piutang.
Buku besar umum hanya berisi kontrol rekening (t idak menyediakan detail transaksi ) dan hanya membutuhkan ringkasan informasi saja.
 
2. Ringkasan rekening secara independen disediakan oleh departemen piutang yang akan digunakan untuk memverifikasi kebenaran dari seluruh proses. Dengan mencocokan dokumen jurnal dan ringkasan rekening yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi banyak tipe kesalahan.
 
Retur Penjualan
Dari waktu ke waktu, pelanggan melakukan pengembalian barang yang dibelinya. Ini terjadi disebabkan beberapa hal sebagai berikut :
•  Penjual mengirimkan barang dagangan yang tidak sesuai.
•  Barang dagangan rusak / cacat.
•  Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan.
•  Penjual mengirimkan barang dagangan terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan dan pembeli menolak pengiriman.
 
Saat retur terjadi, pembeli akan meminta penjual untuk membuat pengkreditan sebesar sejumlah barang yang dikembalikan pada piutangnya.
 
Prosedur Pengembalian Penjualan
Departemen Penerimaan Barang. Saat barang dikembalikan, petugas penerimaan menghitung, memeriksa, dan mempersiapkan dokumen pengembalian barang. Barang - barang tersebut akan disimpan dalam gudang bersama dengan salinan dokumen pengembalian barang. Salinan kedua dikirim ke departemen penjualan.
 
Departemen Penjualan. Saat menerima dokumen pengembalian barang, petugas penjualan mempersiapkan kredit memo. Dokumen merupakan alat yang sah bagi pelanggan menerima kredit bagi barang yang dikembalikan.
 
Departemen Kredit. Manajer kredit akan mengevaluasi alasan dari retur dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak kredit tersebut. Manajer kemudian mengembalikan kredit memo ke departemen penjualan.
 
Departemen Penagihan. Petugas penagihan menerima kredit memo dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai lawan jurnal tersebut. Kemudian menngirimkan kredit memo ke bagian pengawasan persediaan untuk dilakukan proses posting. Pada akhir periode, total retur penjualan diringkas dalam dokumen jurnal dan dikirimkan ke departemen buku besar umum.
 
Departemen Pengawasan Persediaan dan Departemen Piutang. Piutang pengawasan persediaan menyesuaikan catatan dan meneruskan kredit memo ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan. Departemen Pengawasan Persediaan dan Departemen piutang mengirimkan ringkasan informasi ke departemen buku besar umum.
 
Departemen Buku Besar Umum. Petugas departemen buku besar umum menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan dan ringkasan rekening dari departemen piutang.
Petugas buku besar umum akan melakukan pencocokkan antara buku besar pembantu piutang dengan rekening kontrol untuk memverifikasi proses posting. Dokumen jurnal dan dokumen - dokumen ringkasan kemudian diarsipkan.


"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Prosedur Manual Arus Pendapatan - Revenue Cycle

Revenue Cycle-Tinjauan Umum Kegiatan Arus Pendapatan-SIA

TINJAUAN UMUM KEGIATAN ARUS PENDAPATAN

Untuk mengetahui logika fungsi dari siklus pendapatan, sebelumnya harus mempelajari diagram arus data (DAD) dan dokumen yang menggambarkan lingkungan kegiatan manual. Banyak organisasi yang mempunyai beberapa operasi yang masih dilakukan secara manual, seperti fungsi penjualan, pergudangan dan pengiriman. Informasi yang diperlukan untuk dapat menyebabkan terjadinya dan yang mendukung tugas-tugas ini pada dasarnya tidak bergantung pada teknologi yang mendasari sistem informasi. Sebagai contoh, surat jalan akan memberitahukan pada proses penagihan bahwa barang sudah dikirim ke pelanggan dan tagihan sudah boleh disiapkan. Surat jalan tersebut akan menyediakan data yang diperlukan, baik surat jalan itu dihasilkan dan diproses secara manual maupun elektronik.
Diagram arus data (DAD) dalam Gambar 4-1 memberikan tinjauan tentang logika aktivitas yang menggambarkan sistem proses pesanan penjualan. Proses tersebut digambarkan dalam langkah-langkah sebagai berikut :
•  Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Bentuk hubungan itu dapat melalui telepon, surat, atau datang secara langsung. Departemen penjualan akan menangkap seluruh detail informasi dari kejadian tersebut dan mencatatnya pada pesanan penjualan.
•  Langkah pertama yaitu, melakukan pengesahan transaksi dengan melalui proses persetujuan kredit untuk pelanggan.
•  Saat kredit itu sudah disetujui, informasi penjualan akan diteruskan ke departemen pengihan, pergudangan dan pengiriman.
•  Selanjutnya mengirimkan barang dagangan, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh.
•  Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan dengan transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak dan syarat-syarat potongan harga) dan menagihkannya ke pelanggan.
•  Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam catatan / laporan pelanggan.
•  Demikian juga, bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuaikan data persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan.
Secara berkala (setiap batch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya) proses penagihan, piutang, dan pengendalian persediaan melakukan perhitungan rekapitulasi dan meneruskan informasi ini ke proses buku besar umum.

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Revenue Cycle-Tinjauan Umum Kegiatan Arus Pendapatan-SIA

DATA BASE DESIGN - ISI - Perangkat Lunak Komputer

DATA BASE DESIGN

Six Stage of Data Base Design and Operation

I S I

Desain Database

Ashton telah belajar melalui seminarnya bahwa desain dan sistem database terdiri dari enam tahap. Enam tahap tersebut bersifat pengulangan (repetitive). Pada akhirnya akan ditetapkan waktu selama tahap operasi pengendalian bilan diperlukan untuk perancangan kembali database. Pada suatu pertimbangan, proses keseluruhan dimulai dengan penelitian rencana untuk menentukan kelayakan pengguna sistem database. Sekarang kita menguji apa yang terjadi selama perancangan dari masing-masing tahap database.

1. Perencanaan

Tahap pertama dalam desain database terdiri dari perencanaan awal untuk menentukan kebutuhan atas kelayakan pengembangan/penggunaan sistem baru. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah sistem yang diajukan memiliki kelayakan yang baik secara teknologi maupun secara ekonomi. Jika demikian, selanjutnya proyek akan dilanjutkan pada tahap selanjutnya :

2. Definisi kebutuhan

Definisi kebutuhan melibatkan pemahaman mengenai ruang lingkup dari sistem database yang diajukan, penentuan kebutuhan hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) secara umum, dan identifikasi kebutuhan pemakai informasi. Ruang lingkup proyek dijelaskan dalam konsultasi yang berhubungan dengan manajemen dan merefleksikan kebutuhan informasi organisasi, tujuan strategik. Bila ruang lingkup sistem telah dijelaskan, informasi mengenai faktor-faktor seperti jumlah pemakai dan volume transaksi digunakan untuk menentukan kebutuhan sistem baru bagi hardware dan software umum. Data digunakan untuk penjajakan pandangan individu pada tahap pendahuluan (skema tahap eksternal) yang merefleksikan kebutuhan pemrosesan transaksi dan kebutuhan pengambilan keputusan.

Desain database harus ditempatkan kedalam sejumlah tujuan. Kelamahannya adalah database ini tidak selalu memaksimalkan setiap tujuan, seperti halnya pada semua area desain sistem, dan sistem trade off yang dibutuhkan. Contoh efektivitas biaya mungkin memerlukan unsur fleksibilitas dan daya akses. Tugas kunci perancang database selanjutnya adalah mencoba menghasilkan keseimbangan yang memungkinkan diantara beberapa tujuan.

Prosedur pengendalian

perlindungan virus untuk softwarea

Memperbaharui pengendalian yang sedang berjalan

Mengamankan arsip perpustakaan dan menyebabkan akses phisic dan arsip data.

Pemakaian yang tepat label arsip dan menulis mekanisme perlindungan.

Prosedur audit : pemeriksaan sistem

Periksa dokumentasi untuk fungsi operasi data perpustakaan

Periksa akses logis kebijakan dan prosedur

Menguji rencana perbaikan kerusakan

Mendiskusikan arsip data prosedur pengendalian dengan manager dan operator sistem informasi.

Prosedur audit : pengujian pengendalian

Mengamati pemakaian prosedur untuk pengendalian perubahan arsip

Menyamakan jumlah arsip utama dengan memisahkan jumlah pemeliharaan pengendalian

Mengamati dan merevaluasi arsip prosedur pelaksanaan oleh personil operasional.

Mengamati dan mengevaluasi operasional arsip perpustakaan.

Pengendalian kompensasi

Pengendalian yang kuat dari pemakai

Pengendalian yang kuat dari proses

Pengendalian effective pengamanan komputer

Perangkat Lunak Komputer

Nama program  komputer disebut Computer Audit Software (AS)/Generalized Audit Software (GAS) yaitu program komputer berdasarkan spesifikasi auditor program penghasilan yang menampilkan fungsi audit lihat figure II.2 tentang pemakaian CAS oleh pemerintah AS.

Copy Figure II.2

Tujuan utama CAS untuk menolong auditor dalam memeriksa dan memperoleh informasi arsip komputer lihat table II.7 fungsi umum perangkat lunak komputer audit.

Copy Figure II.4

Figure II.4 memperlihatkan pemakaian CAS pertama auditor tetapkan objek audit, pelajari berkasnya yang akan yang akan diaudit, mendesain laporan audit dan bagaimana cara menghitungnya lalu dimasukkan kesistem lewat program data entry oleh CAS dibuat program audit yang akan hasilkan sumber arsip yang digunakan untuk dibuat laporan audit. Contoh permintaan perangkat lunak audit.

Copy Figure II.5

Pada figure II.5 contoh tampilan pencatatan untuk sistem piutang. Permintaan CAS diobjektifkan dengan:

<!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->Beri perhitungan saldo sekarang setiap catatan pelanggan utama melihat saldo sebelumnya dan melakukan pencocokan transaksi.

<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->Menjumlah saldo sekarang, penjualan kredit, pungutan kas, jumlah catatan kredit

<!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->Tampilkan check yang diperbaiki dalam pilih fields tiap arsip untuk mengkonfirmasi kenyataan prosedur data yang diperbaiki

<!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Periksa arsip transaksi untuk mencatat yang tidak cocok dengan catatan utama

<!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->Siapkan akun daftar umur piutang dan analisa akun dengan saldo sekarang untuk tahu kelebihan batas kredit

<!--[if !supportLists]-->6. <!--[endif]-->Pilih contoh akun untuk konfirmasi

<!--[if !supportLists]-->7. <!--[endif]-->Analisa pungutan CAS dan catatan kredit yang berikut untuk mencoba data pelanggar yang tidak menanggapi permintaan konfirmasi.

Copy Figure II.6

Figure II.6 menampilkan rangkaian operasi yang dipakai untuk mencapai 6 objektive yang pertama. RUN 1 menyingkat 4 sumber arsip jadi urutan no akun dan gabungkan jadi master kombinasi dan arsip transaksi. Pada RUN 2 tampil fungsi:

<!--[if !supportLists]--> 3.  <!--[endif]--> Desain

<!--[if !supportLists]--> 3.1  <!--[endif]--> Desain Logis

Tahap ketiga dalam desain database adalah desain logis, melibatkan penyelesaian skema tahap eksternal dan penafsiran mengenai kebutuhan data dari pemakai (user) yang berbeda dan program aplikasi kedalam skema tahap konseptual. Disini memberikan suatu kemudahan untuk menciptakan rancangan konseptual melalui pengklasifikasiannya kedalam bidang-bidang fungsi fungsi utama. Disini dapat dilakukan dengan indentifikasi “kelompok” atau “cluster” file-file dan program yang merupakan hubungan tertutup satu sama lain dalam bentuk pemrosesan dan pemanfaatannya.

Sebagai tambahan untuk menspesifikasikan hubungan yang ada diantara unsur-unsur data, desain logis juga melibatkan perancangan baik pada aspek kunci primer dan sekunder. Kunci primer adalah untuk setiap catatan yang jelas, contoh jumlah konsumen untuk file konsumen dan jumlah invoice/faktur untuk file invoice. Indentifikasi kunci sekunder tidak sederhana seperti dijelaskan pada bab 4, kunci sekunder akan dipilih secara akurat karena penggunaannya mempengaruhi efisiensi pemrosesan database dan pemanggilan informasi.

Kamus data juga dikembangkan selama tahap desain logis. Sebagai tambahan pengawasan akses untuk pelaksanaan yang dianjurkan harus sesuai dengan spesifikasi database.

<!--[if !supportLists]--> 1.2.  <!--[endif]--> Desain Fisik

Desain fisik, terdiri dari penanganan desain konseptual dan pengalihan (konversi) kedalam struktur penyimpangan fisik. Pertama, rancangan / skema tahap konseptual diartikan kedalam suatu rancangan tahap internal. Kedua, kamus data akan terbentuk. Ketiga, data secara fisik akan disimpan dan diakses. Disini melibatkan keputusan tentang hal-hal seperti penggunaan pointer dan indeks untuk hubungan pencatatan.

<!--[if !supportLists]--> 2.  <!--[endif]--> Pengkodean

Tahap keempat dari proses desain database terdiri dari terjemahan skema fisik kedalam struktur database aktual yang akan berada pada sistem akhir.

<!--[if !supportLists]--> 3.  <!--[endif]--> Implementasi

<!--[if !supportLists]-->a. <!--[endif]-->Implementasi terdiri dari semua aktivitas yang diasosiasikan dengan mendapatkan sistem database baru yang bekerja.

<!--[if !supportLists]-->b. <!--[endif]-->Mencoba sistem baru.

<!--[if !supportLists]-->c. <!--[endif]-->Mengirim data dari file yang ada kedtabase baru.

<!--[if !supportLists]-->d. <!--[endif]-->Melatih karyawan bagaimana menggunakan sistem yang baru.

<!--[if !supportLists]--> 4.  <!--[endif]--> Pelaksanaan dan Operasional

Dua tahap proses desain database terakhir adalah pelaksanaan dan operasional. Tahap pelaksanaan terdiri dari semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem penerapan database baru. Beberapa aspek disini mencakup pentransferan data dari file-file yang ada ke database baru, pengembangan program aplikasi baru, dan modifikasi sitem yang ada, latihan pemakai: “bagaimana menggunakan sistem baru”. Tahap operasional mencakup semua kegiatan yang berhubungan dengan penerapan dan pengendalian sistem baru.

Desain Data Base Objektif

<!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->Kelengkapan

Data base harus berisikan semua data yang diperlukan (dan hubungan antara data) oleh bermacam-macam pemakai. Seharusnya ada integrasi yang baik dan koordinasi dari semua pemakai dan penyedia data. Data yang berada didalam database harus direkam ke kamus data.

<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->Hubungan

Hanya data yang berhubungan dan berguna yang diambil dan disimpan.

<!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->Kemudahan

Penyimpanan data dapat diakses oleh seluruh pemakai resmi tepat waktu.

<!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Up to date

Penyimpanan data harus selalu pasti dan selalu baru.

<!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->Fleksibel

Data base harus selalu fleksibel karena bervariasinya pemakai agar dapat memuaskan keperluan informasi.

<!--[if !supportLists]-->6. <!--[endif]-->Efisiensi

Penyimpanan data harus diselesaikan seefisien mungkin, menggunakan sejumlah sumber-sumber yang diperlukan. Pembaharuan database, pencarian informasi, dan pemeliharaan waktu harus diperkecil.

<!--[if !supportLists]-->7. <!--[endif]-->Biaya efektif

Data harus disimpan agar keuntungan sistem didapatkan pada biaya yang rendah.

<!--[if !supportLists]-->8. <!--[endif]-->Integrasi

Database harus bebas dari eror dan kerusakan.

<!--[if !supportLists]-->9. <!--[endif]-->Keamanan

Data base harus dilindungi dari kehilangan, kehancuran, dan akses tidak dikenal. Cadangan dan prosedur pemulihan harus ditempat agar database dapat dibangun kembali jika perlu.

Kesimpulan

Akuntansi biasanya dilibatkan pada semua tahap proses desain database kecuali desain fisik. Dalam tahap perencanaan, memberikan beberapa informasi yang digunakan menilai kelayakan proyek yang diajukan dan turut serta dalam indentifikasi mengenai kebutuhan informasi, pengembangan rancangan dan kamus data dan spesifikasi kontrol. Selama tahap pelaksanaan, akuntan dilibatkan dalam pengujian keakuratan database baru dan program aplikasi yang akan dijadikan data. Terakhir, akuntan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi dan seringkali membantu mengembangkannya.

Daftar Pustaka:



Marshll & Romney, Accounting Information System , (2004) Prentice Hall

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - DATA BASE DESIGN - ISI - Perangkat Lunak Komputer

Siklus Pemrosesan Transaksi - SIA - Arus Pemrosesan Data | AIS dan MIS

ELEMEN DAN PROSEDUR GL BASED AIS & PENGEMBANGAN SISTEM DAN TEKNIK DOKUMENTASI

Elemen dan Prosedur General Ledger Based AIS

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi.
Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.
Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.
 

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :
1.      Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2.      Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3.      Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4.      Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
 
Siklus-siklus  transaksi yang lazim.

Siklus

Peristiwa (Event) yang biasanya tercakup

Pendapatan     Pembelanjaan     Manajemen Sumberdaya     Konversi Produk     Pelaporan keuangan dan buku besar umum

·         Penjualan produk atau jasa ·         Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual. ·         Pembelian bahan atau jasa ·         Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli. ·         Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia. ·         Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead. ·         Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya. ·         Penyediaan laporan-laporan keuangan.

 

Sasaran dan Fungsi Siklus

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1.      Mengumpulkan data transaksi
2.      Memproses arus masuk transaksi
3.      Menyimpan data transaksi
4.      Melakukan pengendalian akunting
5.      Menyediakan laporan keuangan
6.      Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
 

Sumber Data dan Masukan

Sumber

Sistem buku umum menerima masukan dari  berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :
·         Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.
·         Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.
·         Transaksi balikan (Reversing transaction).
 

Bentuk-Bentuk Masukan

·         Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
·         Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
 

Arus dan Pemrosesan Data

Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.

Data Base

Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1.      Arsip Induk Buku Besar Umum
2.      Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3.      Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4.      Arsip Induk Anggaran
5.      Arsip Format Lapangan Keuangan
6.      Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7.      Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
 
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
 
Pengendalian Umum
Pengendalian umum yang sesuai adalah :
1.      Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum.
2.      Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum.
3.      Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas.
4.      Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti (a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung.
 
Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1.      Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2.      Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
·         Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
·         Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3.      Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4.      Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
·         Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
·         Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
·         Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5.      Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6.      Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7.      Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8.      Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9.      Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10.  Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki  secara cermat.
11.  Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12.  Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13.  Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
 
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.
 
 
 
Bagan Perkiraan Berkode
Buku besar disusun berdasarkan fondasi yang dikenal sebagai bagan perkiraan. Yang paling cocok untuk mengkodean bagan perkiraan, yaitu : kode blok dan kode kelompok.

Daftar Pustaka :
Accounting Information System, Marshall B. Romney and Paul Jhon Steinbart, Edisi 8

 



"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Siklus Pemrosesan Transaksi - SIA - Arus Pemrosesan Data | AIS dan MIS

Pengaruh-Pengaruh E-Business Atas Proses Bisnis | Karakteristik Transaksi Bisnis

Pengaruh-Pengaruh E-Business Atas Proses Bisnis

• Pembeli dan Inbound Logistic. Internet dapat meningkatkan aktifitas pembeli dengan cara mempermudah perusahaan mengidentifikasi calon pemasok dan membandingkan harga. Data mengenai pembelian yang dilakukan sub unit organisasi yang berbeda dapat disentralisasikan, sehingga memungkinkan organisasi untuk menetapkan pembelian total diseluruh dunia atas berbagai produk.
• Operasi internal, sumber daya manusia, dan infrastuktur. Teknologi komunikasi tingkat lanjut dapat secara signifikan meningkatkan effisiensi operasi internal. Peningkatan akses ke informasi juga dapat secara signifikan meningkatkan perencanaan. Pada sumber daya manusia, aktifitas ini mendukung untuk effisiensi dan efektifitas dalam aktifitas utama.
• Outbound Logistic. Akses yang tepat waktu dan akurat atas informasi rinci tentang pengiriman memungkinkan penjual mengurangi biaya tranportasi melalui cara pengiriman gabungan ke para pelanggan yang dekat lokasinya satu dengan yang lainnya. Informasi yang lebih tepat waktu tentang penjualan dapat membantu pabrik mengoptimalkan jumlah persediaan yang ditanggungnya.
• Penjualan dan Pemasaran. Perusahaan dapat menciptakan katalog elektronik di Website mereka untuk mengotomatisasikan input pesanan penjualan. Kemampuan ini tidak hanya memungkinkan para pelanggan menyampaikan pesanan saat mereka menginginkannya, tetapi juga dapat secara signifikan mengurangi jumlah staf dengan cara meniadakan telepon, surat-menyurat atau pengiriman faks.
• Pelayanan dan dukungan Purnajual. E-business dapat secara signifikan meningkatkan kualitas dukungan purnajual ke para pelanggan.

 

Faktor-Faktor keberhasilan E-business

• E-business dan strategi organisasi. Nilai strategis untuk melakukan implementasu e-business tergantung pada tingkat sejauh mana proses tersebut dapat membantu organisasi mengimplementasikan dan mencapai strategi keseluruhan.

Tiga Karakteristik Utama Transaksi Bisnis:

1. Validitas

            Kedua pihak dalam suatu transaksi harus dapat menyatakan keaslian identitas kedua belah pihak untuk memastikan bahwa transaksi valid dan sah. Pembeli yang tidak boleh menyampaikan pesanan yang membuat penjual harus menyediakan waktu dan sumber daya untuk memenuhi pesanan tersebut. Sebaliknya, penjual tidak boleh dibiarakan untuk berusaha mendapatkan pesanan dan kemudian mengingkarinya.

2. Integritas

            Kedua pihak dalam satu transaksi harus yakin bahwa informasi yang dipertukarkan akurat dan tidak diubah selama proses transmisi.

3. Privasi

            Privasi atau kerahasiaan transaksi bisnis dan informasi apapun yang dipertukan dalam transaksi tersebut harus disimpan dengan baik, jika diinginkan oleh salah satu pihak.

 

Teknik Enkripsi

Enkripsi mencakup proses konversi pesan dari teks biasa menjadi kode rahasia. Dua

jenis enkripsi, yaitu:

1.      Sistem enkripsi kunci tungal

Sistem ini mempunyai kelebihan yaitu sederhana, cepat, dan effisien. Adapun masalah utamanya adalah pengiriman harus memberikan kunci rahasianya kepada penerima pesannya. Effektifitas sistem ini adalah tergantung pada sistem pengawas atas orang-orang yang mengetahui kunci rahasia.

2.   Inrastuktur Kunci Publik

      Sistem ini menggunakan dua kunci. Kunci pertama, yang dinamakan kunci publik, yang dimana yang tersedia untuk publik. Kunci yang kedua dinamakan kunci pribadi dimana yang bersifat tetap rahasia, yang hanya diketahui oleh kedua pemilik kedua kunci tersebut. Infrastuktur kunci publik mempunyai keunggulan, yaitu tersedia untuk publik dan lebih aman, karena memiliki dua kunci yang berbeda yang digunakan untuk enkripsi pesan. Masalah utamanya adalah lebih lambat dari sistem enkripsi kunci tunggal.

 

Penggunaan Enkripsi

      Dalam penggunaan Enkripsi terdapat langkah-langkah dalam penggunaannya:

1.      Mempergunakan internet untuk masuk kedalam Website badan pemerintah. Pada langkah satu ini, terdapat pertukaran-pertukaran dan validasi sertifikasi digital.

2.      Enkripsi dan kirim dokumen.

3.      Mengirim paket ke penerima.

4.      Dekripsi paket.

5.      Akui Penerimaan Transaksi yang divalidasi.

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Pengaruh-Pengaruh E-Business Atas Proses Bisnis | Karakteristik Transaksi Bisnis

Pengenalan Bisnis Elektronik - Electronic-Business

Pengenalan Bisnis Elektronik

Abstraksi:

            E-business digunakan dalam dunia IT (Teknologi Informatika). Istilah “e” dalam dunia bisnis memungkinkan bahwa aktivitas bisnis dalam teknologi. E-business merupakan sumber yang potensial dari keunggulan kompetitif. Setiap organisasi menggunakan e-business untuk meningkatkan efektifitas serta effisiensi dalam aktivitas-aktivitas bisnis.
            Dalam pembahasan kali ini, e-business memberikan pemahaman dasar kepada para akuntan dan profesional sistem mengenai peluang dan resiko yang berhubungan dengan e-business. Pada bab ini juga mendiskusikan teknologi informasi yang memungkinkan organisasi ikut serta dalam e-business. Dengan mengusai bab ini para akuntan akan secara aktif berpartisipasi dalam perencanaan, desain, dan pengelolaan langkah-langkah awal e-business organisasi. Bab ini juga mendiskusikan peran perdagangan elektronis dalam organisasi bisnis masa kini, dan juga konsep-konsep maupun aplikasi dari telekomunikasi seperti internet.

 

Pengertian e-business

                        Istilah e-business digunakan untuk merujuk pada seluruh pengguna tingkat lanjut dalam teknologi informasi, khususnya teknologi jaringan dan komunikasi, untuk meningkatkan cara organisasi melakukan seluruh proses bisnisnya. Jadi e-business adalah proses eksternal organisasi dengan para pemasok, pelanggan, investor, kreditor, pemerintah, dan media masa, juga pengguna teknologi informasi untuk mendesain kembali proses internal.
                        Saat ini, bagi organisasi dalam berbagai industri, ikut serta dalam e-business bukan lagi merupakan pilihan, tetapi merupakan suatu kebutuhan.

Model-model e-business

·         B2C (Business to Customer)
 Karakteristik: - Antara organisasi dengan perorangan
                        - Nilai uang yang dilibatkan lebih kecil
                        - Transaksi satu-waktu atau transaksi tidak sering terjadi
                        - Secara relatif lebih sederhana
·        B2B (Business to Business)
·        B2G (Business to Goverment)
·        B2E ( Business to Education)
 
Untuk B2B, B2G, dan B2E memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Antar organisasi
- Nilai uang yang dilibatkan lebih besar
- Hubungan yang kuat dan berkelanjutan
- Lebih kompleks
 
Pada B2C dan B2B terdapat perbedaan. Pada B2C sering melibatkan dua pihak yang mungkin tidak pernah terlibat dalam suatu transaksi sebelumnya. Transaksi-transaksi B2C secara relatif merupakan transaksi yang sederhana. Umumnya, pelanggan akan mengunjungi website perusahaan, melihat penawaran didalamnya, menyampaikan pesanan dan membayar pembelian saat terjadinya penjualan, biasanya transaksi menggunakan kartu kredit. Sebaliknya, pada B2B terjadi melibatkan antar-organisasi yang telah membangun hubungan antara satu dengan yang lainnya dan juga sering memberi kredit kepada para pelanggan dan juga mengizinkan mereka membayar secara cicilan. Hal ini menambah kompleksitas proses akuntansi dan pengawas atas penjualan dan pembayaran dari pelanggan.



"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - Pengenalan Bisnis Elektronik - Electronic-Business

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER-SIA-Arus Pendapatan

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Teknologi dapat menjadi alat yang sangat ampuh untuk perubahan organisasi. Penerapan teknologi tingkat rendah dari perubahan yang terjadi pada organisasi disebut otomatisasi, sedangkan penerapan teknologi tingkat tinggi disebut rancang ulang. Otomatisasi menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efekifitas pekerjaan.

Rancang ulang meliputi perubahan mendasar pola pikir atau proses bisnis dan alur pekerjaan. Tujuan dari rancang ulang untuk mengurangi beban perusahaan dengan cara mengidentifikasi dan mengeliminasi pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, seperti penggantian prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif. Pada bagian ini kita mempelajari pengaruh dari otomatisasi terhadap proses pesanan penjualan dan sistem penerimaan tunai. Kita juga melakukan tinjuauan atas kelebihan-kelebihan (fitur) dari sistem point of sale (POS), yang mengkombinasikan kelebihan penjualan kredit dan penjualan tunai. Kemudian kita akan mempelajari pertukaran data elektronik (electronic data interchange - EDI) dan internet sebagai teknik alternatif dari rancang ulang siklus pendapatan.

 

File transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian utama (primary key) yaitu nomor pesanan penjualan, nomor rekening, dan nomor persediaan. Nomor pesanan penjualan merupakan komponen kunci utama karena merupakan komponen pencatatan yang unik yang mengidentifikasikan pencatatan pesanan penjualan pada setiap file, yang merupakan penomoran (preprinted) dokumen sumber yang direkam pada saat operasi pengetikan data. Nomor rekening dan nomor persediaan merupakan kunci pencarian sekunder di mana keduanya tidak dapat mengidentifikasikan catatan pesanan penjualan. Tujuan dari kunci adalah untuk mencari hubungan antara buku besar pembantu piutang dengan file induk persediaan.

 

Struktur file yang digambarkan pada gambar merupakan karakteristik dari pendekatan “flat file” untuk manajemen data.untuk menyederhanakan asumsi dalam hipotesis sistem, ditentukan bahwa untuk setiap pesanan penjualan hanya untuk satu barang persediaan saja. Relasi satu lawan satu (one to one) ini tidak realistis karena dalam satu pesanan penjualan, pada kenyataannya, dapat untuk beberapa barang persediaan.

 

Pemrosesan Batch Menggunakan File Yang Terurut

Menggambarkan otomatisasi pesanan penjualan yang meggunakan pemrosesan batch dengan memakai struktur file yang terurut.

Yang perlu diperhatikan dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akutansi tradisional dari penagihan, pengawasan persediaan, piutang, dan buku besar umum diselenggarakan dengan memakai fungsi baru yang disebut pemrosesan data. Penerimaan pesanan penjualan, pemeriksaan pemberian kredit, pergudangan, dan pengiriman masih diselenggarakan dengan cara sistem manual. Kelebihan dari pendekatan ini adalah penghematan biaya dan menurunkan tingkat kesalahan. Dengan mengotomatisasi fungsi akuntansi, perusahaan dapat mengurangi staf akuntansi dan mengurangi kesalahan administrasi. Kelebihan operasional struktur file yang terurut serupa untuk media penyimpanan tape dan disk, tetapi media penyimpanan disk dapat terus terpasang tanpa memerlukan intervensi manusia. Kegunaan utama dari tape adalah sebagai media cadangan dan sebagai tempat penyimpanan data (arsip). Untuk tujuan seperti ini , keduanya merupakan media medium yang efektif dan efisien.

 

Pemasukan Data (Keystroke)

Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukan data mengkonversikan dokumen surat jalan ke media penyimpanan magnet untuk menghasilkan file transaksi dari pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukan data menerima dan mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil dari file transaksi berisi beberapa batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk setiap batch pada file tersebut.

 

Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run)

Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh karena pengetikan atau kesalahan-kesalahan logis. Pengujian biasanya termasuk pemeriksaan field, limit test, range test, dan perkalian harga dengan kuantitas program perbaikan melakukan perhitungan ulang pada kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya kesalahan catatan yang dipindahkan.

 

Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run)

Menjalankan program pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder nomor rekening.

 

Menjalankan Program Update Piutang dan Penagihan (A/R Update And Billing Run)

Program update piutang melakukan proses posting ke rekening piutang dengan mencocokkan secara urut kunci pencarian nomor rekening pada setiap catatan pesanan penjualan dengan catatan pada file induk pembantu piutang. Prosedur ini menciptakan file induk pembantu piutang baru yang memasukkan semua perubahan pada rekening pelanggan yang diakibatkan oleh transaksi. File induk pembantu piutang yang asli tetap komplit dan tidak terpengaruh oleh proses. Fungsi cadangan otomatis adalah kelebihan dari proses struktur file yang terurut.

 

Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort And Inventory Update Run)

Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan di gudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan. Sebagai tambahan program akan mencocokkan nilai dari kuantitas persediaan di gudang dengan field pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah lagi. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan den pengurangan persediaan.

 

Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run)

Dii bawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbarui setelah setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan seterusnya) setelah diproses.

Pada akhir hari, sistem buku besar umum melakukan akses ke file dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi. Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru akan tercipta.

 

Sistem Batch dengan Menggunakan Akses Langsung ke File

Pendekatan proses akses langsung ke file mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan dengan proses update dengan memakai file yang terurut seperti yang terlihat di bawah ini:

1. Tidak perlu menjalankan program pengurutan. Sejak urutan transaksi tidak menjadi hal yang mutlak pada prosedur akses langsung ke file, maka tidak perlu dilakukan pengurutan file transaksi. Hal ini akan menghemat waktu untuk proses dan kemampuan computer.
2. File induk tidak dibuat. Dengan menggunakan metode akses langsung ke file, sistem akan langsung mengupdate catatan induk. Tidak seperti pendekatan file, metode ini tidak membuat lagi file induk. Ada dua keuntungan dari metode ini. Pertama, pemrosesan batch yang kecil terhadap file induk yang besar menjadi lebih efisien. Dalam sistem batch menggunakan metode pengurutan file, terdapat kecenderungan untuk memproses batch yang besar lebih sedikit dibandingkan dengan lama waktu dan biaya untuk pembuatan file induk. Karena proses ini tidak diperlukan dalam sistem akses langsung ke file, pemrosesan dapat dilakukan berkali-kali dengan memakai file yang sama. Kedua, bila buku besar umum juga memakai metode akses langsung ke file, buku besar umum tersebut dapat diperbaharui setiap kali batch selesai dibuat sehingga dapat membuat rekonsiliasi tepat pada waktunya. Dengan pendekatan pengurutan file, buku besar umum diperbaharui dengan prosedur pemrosesan akhir hari.
3. File serba guna. Akses langsung ke file yang digunakan oleh sistem dalam mode batch dapat juga digunakan oleh sistem yang lain dalam mode real-time. Sebagai contoh, petugas customer service dapat menggunakan file piutang untuk menanggapi pertanyaan telepon pelangan. Karena file piutang mempunyai kemampuan untuk diakses secara langsung, petugas dapat melakukan akses dengan menggunakan sistem inquiry . Petugas tidak akan mendapatkan informasi langsung dari sistem yang menggunakan pengurutan file.

 

Rancangan Ulang Pemrosesan Pesanan Pelanggan dengan Teknologi Real-Time

Prosedur Update

Prosedur penjualan. Pada pemrosesan secara real-time, petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga menggunakan terminal computer yang bterhubung untuk melakukan program inqury/edit. Petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan di bawah ini.

•  Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak.

•  Jika persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang dijual untuk menggambarkan keakruratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual.

•  Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan. Catatn yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup (yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identitas catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat nilai T. Nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat menentukan status untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut.

 

Prosedur pergudangan . Terminal komputer petugas pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman.

 

Departemen Pengiriman . Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pengiriman pada terminal komputer.

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

READ MORE - SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER-SIA-Arus Pendapatan