KomBis #1 - Komunikasi Bisnis Profesional di Dunia Kerja

MODUL - 1

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

 

Tujuan Instruksional :
Mahasiswa diharapkan mampu mendefinisikan komunikasi dan komunikasi bisnis membedakan komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi dan hambatan dalam komunikasi Bagi yang belum membaca tentang surat rutin, silakan membaca.

 
Materi :
•  Pendahuluan
•  Pengertian Komunikasi Bisnis
•  Komunikasi Verbal dan Komunikasi Nonverbal
•  Hambatan dalam Komunikasi

 
 
Pendahuluan
Komunikasi ada di mana-mana: di rumah, ketika anggota-anggota keluarga berbincang di meja makan; di kampus, ketika mahasiswa-mahasiswa mendiskusikan hasil ujian; di kantor, ketika kepala bagian membagi projek; di masjid, ketika muballigh berkhotbah; di DPR, ketika wakil-wakil rakyat itu bersidang; juga di taman, ketika seorang pecinta mengungkapkan rindu dendamnya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan manusia.
Sekitar 75% dari seluruh waktu manusia digunakan untuk berkomunikasi (Tubbs & Moss, 1996). Meskipun demikian, ketika manusia dilahirkan ia tidak dengan sendirinya dibekali kemampuan untuk berkomunikasi efektif. Kemampuan seperti itu bukan bawaan melainkan dipelajari.
Setiap orang, terlepas apa pun tujuannya dalam kehidupan, harus memperoleh tingkat minimum ketrampilan berkomunikasi untuk bertahan hidup. Komunikasi yang efektif memberikan keuntungan dalam mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan. Siapapun dan apapun pekerjaan seseorang, setiap orang tidak bisa tidak harus melakukan komunikasi. Sebuah survei atas 1.000 manajer personalia di Amerika Serikat menunjukkan bahwa tiga ketrampilan terpenting bagi kinerja pekerjaan menyangkut komunikasi (berbicara, mendengarkan, dan menulis). Ketrampilan-ketrampilan tersebut melebihi pentingnya kecakapan teknis, pengalaman kerja, latar belakang akademik, dan surat rekomendasi (Adler & Elmhorst, 1996).
Dengan latar belakang tersebut di atas, pertanyaan dasar yang pertama diajukan adalah apakah ‘komunikasi' itu? Dance & Larson (1976), sebagaimana dikutip oleh Pace & Faule (1998), telah mengumpulkan 126 definisi komunikasi yang berbeda-beda, namun tidaklah memungkinkan untuk membahas semua definisi tersebut.
Komunikasi, menurut Curtis et.al. (1996), adalah pertukaran pesan . Sedangkan Katz (1994) berpendapat bahwa komunikasi adalah proses bertukar pengertian. Selanjutnya, Tubbs & Moss (1996) mengatakan bahwa komunikasi adalah berbagi pengalaman. Sedangkan Luthans (1973) mendefinisikan komunikasi sebagai pemindahan informasi. Lain lagi dengan Pace & Faules (1998), mereka mendefinisikan komunikasi sebagai tindakan pertunjukan-pesan dan penafsiran-pesan.
Dari beberapa definisi tersebut di atas yang nampak berbeda-beda, sebenarnya mereka memiliki dua kesamaan yaitu bahwa dalam sebuah komunikasi terjadi pertukaran atau pemindahan dan adanya sesuatu yang dipertukarkan atau dipindahkan (yaitu pesan atau informasi).
 




Pengertian Komunikasi Bisnis
Apa pengertian ‘komunikasi bisnis'? ‘Komunikasi bisnis' diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis' dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan . Oleh karena itu, Pace & Faules (1998) menggunakan istilah ‘komunikasi organisasi' yang diartikan sebagai suatu pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.
Mengapa komunikasi terjadi di dalam sebuah organisasi (perusahaan)? Jawabannya adalah bahwa ada beberapa alasan yang mengharuskan komunikasi terjadi di dalam sebuah organisasi, sebagai berikut:

1. Perlunya memberikan dan diberikan informasi (pesan). Para karyawan, manajer, klien, pelanggan, pemasok, pemerintah dan seterusnya akan berinteraksi di dalam dan dengan organisasi. Dalam interaksi tersebut mereka memberikan dan diberikan informasi (pesan).
2. Untuk mempengaruhi dan membantu orang lain. Antara lain bahwa para manajer perlu memotivasi para karyawan agar mereka bersedia untuk bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan organisasi; para karyawan membantu para pelanggan untuk mengatasi permasalahan mereka.
3. Pentingnya mengambil keputusan dan mengatasi masalah. Sebelum pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dilakukan manajer memerlukan informasi.
4. Agar dapat mengawasi dan mengendalikan organisasi serta mengevaluasi kinerja organisasi berikut kinerja semua sumberdaya yang digunakan dalam organisasi.

Komunikasi Verbal dan Non Verbal

Pada prinsipnya, dikenal dua bentuk umum komunikasi yang digunakan dalam kehidupan manusia, juga dalam kehidupan organisasi perusahaan, yakni komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
 
Komunikasi Verbal
Apa yang dimaksud dengan ‘komunikasi verbal'? Komunikasi verbal adalah komunikasi yang pesannya berbentuk pesan verbal yakni pesan yang berbentuk kata. Pesan verbal ini dapat dikomunikasikan secara tertulis (verbal/nonvokal) dan dapat juga secara lisan (verbal/vokal). Menelepon orangtua yang sudah tua, mengobrol dengan kawan akrab, ngerumpi dengan tetangga sebelah, mempresentasikan makalah dalam seminar Bahaya Narkoba, membaca koran Republika, mencatat bahan kuliah Komunikasi Bisnis di perpustakaan, mendengarkan radio Delta FM, menonton novaleta Carita de Angel di televisi, merupakan contoh-contoh bentuk komunikasi verbal.
Proses komunikasi mencakup pengiriman pesan dari sistem saraf seseorang kepada sistem saraf orang lain, dengan maksud untuk menghasilkan sebuah makna yang serupa dengan yang ada dalam pikiran si pengirim. Pesan verbal melakukan hal tersebut melalui kata-kata, yang merupakan unsur dasar bahasa, dan tentu saja kata adalah simbol verbal.
Idealnya, bahasa merupakan instrumen pikiran yang berharga; kini diketahui bahwa kadang-kadang bahasa mengganggu kemampuan berpikir kritis. Misalnya, orang akan sangat berhati-hati di sekitar tangki yang berlabel “bensin”, tapi akan merokok dengan tenang di sekitar tangki bensin berlabel “tangki bensin habis”, padahal uap bensin di dalam tangki kosong tersebut, jauh lebih mudah menyala daripada bensinnya.
 
 
a. Berbicara dan Menulis
Pada umumnya, sebagian orang lebih senang berbicara (komunikasi verbal/lisan atau verbal/vokal) daripada menulis (komunikasi verbal tertulis atau verbal/nonvokal). Alasannya, karena lebih praktis. Namun perlu disadari, tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan. Rapat bisnis, presentasi dan demo penggunaan produk baru, adalah dua contoh komunikasi verbal lisan dalam organisasi perusahaan.
Pesan yang sangat penting dan rumit, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Contoh untuk komunikasi verbal/ tertulis atau verbal/nonvokal dalam organisasi perusahaan adalah surat-menyurat (korespondensi) bisnis.
b. Mendengarkan dan Membaca
Perlu disimak bahwa komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh informasi daripada menyampaikannya. Di sini dibutuhkan keterampilan mendengarkan dan membaca.
Harus dibedakan antara ‘mendengar' dan ‘mendengarkan. ‘Mendengar' berarti semata-mata memungut getaran bunyi. Sementara, ‘mendengarkan' adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Artinya, dalam ‘mendengarkan' ada empat unsur yang dilibatkan yakni, mendengar, memperhatikan, memahami, dan mengingat.
Dalam kaitannya dengan keterampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan memahami pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Sebuah riset yang dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986 menemukan bahwa di Amerika Serikat sekitar 38 persen dari orang dewasa mengalami kesulitan untuk memahami iklan di koran-koran.
Meskipun mendengarkan dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan yang serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi (pesan), yang berarti seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengarkan.
Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok dan ide-ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik seseorang harus dapat berkonsentrasi kepada apa yang sedang dibaca atau didengar.
 



Komunikasi Nonverbal
Untuk maksud agar dapat dipelajari, maka dibedakan komunikasi verbal dari komunikasi nonverbal, meskipun dalam kehidupan sehari-hari sulit bagi seseorang untuk memisahkan keduanya. Misalnya, apa yang diucapkan akan dikualifikasi dan dimodifikasi oleh bagaimana cara mengucapkan hal itu yang meliputi nada suara, ekspresi wajah, tatapan mata, dan lain-lain, juga oleh respons verbal dan nonverbal yang diterima dari orang lain pada saat itu juga. Interaksi ini berlangsung secara berkesinambungan.
Apa pengertian ‘komunikasi nonverbal' itu ? Definisi harfiah ‘komunikasi nonverbal' yaitu komunikasi tanpa kata. Sebenarnya dari sisi disuarakan (vokal), komunikasi nonverbal masih dapat dibedakan dengan komunikasi nonverbal/vokal, misalnya menggumam atau menggerutu, dan komunikasi nonverbal/nonvokal yang juga dikenal sebagai bahasa tubuh (body language), misalnya, ekspresi wajah atau gerakan tangan.
Dari penelitian yang pernah dilakukan oleh pakar di bidang komunikasi ternyata bahwa semua gerakan tubuh manusia mempunyai suatu makna dan tidak ada gerakan yang bersifat kebetulan (Birdwhistell, 1952 yang dikutip Robbins, 1996). Mengangkat alis diartikan tidak percaya, menggosok hidung karena menghadapi teka-teki, melipat lengan untuk memencilkan diri atau melindungi diri, mengangkat bahu diartikan sebagai tak acuh (cuek), mengetuk-ngetukkan jari tanda tak sabar, memukul dahi karena lupa sesuatu. Mengacungkan tangan untuk memilih “ya” pada suatu rapat, menghentikan taksi, saling memberi isyarat dengan mitra main bridge. Duduk di tepi kursi dalam suatu seminar yang membosankan dan terus memilin-milin rambut. Menyentuh dengan lembut tangan seorang kawan untuk menghiburnya, dan seterusnya.
Pada dasarnya, komunikasi nonverbal memiliki beberapa fungsi yakni, menggantikan komunikasi verbal, menguatkan komunikasi verbal, atau menentang komunikasi verbal.
Sebuah komunikasi nonverbal yang menggantikan komunikasi verbal sering lebih mudah ditafsirkan. Beberapa ekspresi (komunikasi nonverbal) yang setara dengan komunikasi verbal yang singkat seperti ‘ya', ‘tidak', ‘halo', ‘selamat tinggal', ‘saya tidak tahu', dan sebagainya.
Jika sebuah komunikasi nonverbal menguatkan komunikasi verbal, maka makna yang dihasilkannya cepat dan mudah dimengerti, dan juga meningkatkan pemahaman. Kadang-kadang suatu isyarat tunggal seperti gerakan tangan atau tertegun beberapa saat, memberi penekanan khusus kepada satu bagian pesan sehingga pendengar mampu untuk melihat apa yang paling dipentingkan oleh sang pembicara.
Kesulitan lalu timbul dalam menafsirkan makna yang dimaksud jika komunikasi nonverbal yang diterima berlawanan dengan komunikasi verbal yang juga diterima. Bayangkan percakapan antara sepasang suami-istri yang baru saja bertengkar hebat. Sang istri bertanya kepada suaminya,”Sayang, apakah kau masih marah?”. “Tidak”, jawab sang suami, “tidak apa-apa”.”Tetapi suaramu mengesankan kau masih marah!”, ujar sang istri. Perkataan si suami mengandung suatu pesan (sebagai pesan pertama), dan suaranya mengandung pesan (sebagai pesan kedua) yang lain yang maknanya saling bertentangan. Boleh jadi sang suami tidak menyadari pesan yang kedua. Pesan mana yang mungkin dipercayai oleh sang istri?
Isyarat (pesan) nonverbal biasanya lebih berpengaruh daripada pesan verbal. Umumnya, jika seseorang menerima dua pesan yang tidak sesuai satu sama lain, maka ia lebih cenderung mempercayai pesan nonverbal.
 
 
 

Tabel 1.1. : Contoh Bentuk Komunikasi

	VERBAL	NONVERBAL
Lisan (vokal)	Wawancara	Berbicara pelan
Tertulis (nonvokal)	Laporan	Diagram atau tata letak
Gambar (nonvokal)	Uraian suatu adegan	Sketsa suatu adegan

Sumber: Pace & Faules, 1998 (dimodifikasi)
 
 
 
 
 

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

 
Idealnya, rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan yang dipahami oleh penerima pesan. Namun, kenyataannya tidak selalu demikian. Mengapa ? Hal itu disebabkan oleh beberapa faktor yang disebut sebagai faktor-faktor yang menghambat komunikasi. Faktor-faktor tersebut meliputi:
1. Faktor Media :
Media di sini menyangkut saluran dan alat komunikasi yang digunakan oleh mereka yang berkomunikasi. Jenis pesan (verbal & nonverbal) yang dikirimkan akan menentukan saluran dan alat komunikasi yang akan digunakan, sehingga ketidaktepatan memilih media (saluran & alat) komunikasi mudah menimbulkan kesalahpahaman.
2. Faktor Psikologi :
Hal-hal yang termasuk ke dalam faktor psikologi antara lain emosi, persepsi selektif, dan penyaringan dari pelaku komunikasi. Bagaimana emosi (perasaan) penerima pesan pada saat menerima pesan akan mempengaruhi bagaimana penerima pesan tersebut menafsirkan pesan itu. Di samping itu, penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif (memilah & memilih) melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latarbelakang, dan karakteristik pribadi penerima pesan itu. Juga, adanya kecenderungan pengirim pesan merekayasa (menyaring) pesan sedemikian rupa sehingga akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima pesan.
 
 
3. Faktor Pendidikan :
Pendidikan di sini adalah tingkat pendidikan dari mereka yang melakukan komunikasi. Perbedaan tingkat pendidikan mengakibatkan antara lain, perbedaan penggunaan bahasa seperti istilah, akronim, singkatan, pilihan kata dan seterusnya, dan kondisi ini mudah menimbulkan kesalahpahaman di antara pelaku komunikasi itu.
4. Faktor Budaya :
Yang dimaksud dengan budaya di sini adalah budaya dari pelaku komunikasi tersebut. Perbedaan-perbedaan faktor budaya seperti bahasa, pola komunikasi nonverbal, norma, kepercayaan dan nilai yang berakar dalam sistem budaya keseluruhan mudah dan sering menimbulkan kesalahpahaman di antara pelaku komunikasi.
5. Faktor Mendengarkan :
Maksudnya adalah kemampuan mendengarkan dari mereka yang berkomunikasi. Dari berbagai penelitian yang pernah dilakukan ternyata bahwa orang lebih banyak mendengarkan dibandingkan membaca, berbicara, dan menulis. Jika orang lebih banyak mendengarkan daripada berbicara, lalu mengapa ‘mendengarkan' menjadi masalah?
Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, bahwa ada perbedaan antara ‘mendengar' dan ‘mendengarkan. ‘Mendengar' berarti semata-mata mengambil getaran bunyi. Sementara, ‘mendengarkan' adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Artinya, ‘mendengarkan' merupakan proses yang rumit dan tidak sederhana yang melibatkan empat unsur yakni, mendengar, memperhatikan, memahami, dan mengingat.
Oleh karena itu, tidak mengherankan jika ‘mendengarkan' merupakan masalah bagi setiap orang yang berkomunikasi, karena adanya perbedaan individual dalam unsur-unsur ‘mendengarkan' yaitu perbedaan kemampuan mendengar, memperhatikan, memahami, dan mengingat.
 

DAFTAR KEPUSTAKAAN

 

Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York : McGrawH-Hill.
 
Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta : PT. Rosda Jayaputra
 
Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Jakarta : PT. Pustaka Binaman Pressindo.
 
Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York : McGraw-Hill.
 
Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
 
Purwanto, Djoko. 2002. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
 
Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
 
Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta : PT. Prenhallindo.
 
Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

Anda boleh menggunakan sumber / materi dari:

KomBis #1 - Komunikasi Bisnis Profesional di Dunia Kerja

Terima kasih jika Anda mencantumkan / melinkback halaman:

http://datakuliah.blogspot.com/2009/10/kombis-1-komunikasi-bisnis-profesional.html

untuk bahan referensi atau Daftar Pustaka Anda dalam pembuatan karya ilmiah, karya tulis, maupun makalah.

Tapi jika anda merasa terganggu dengan linkback Datakuliah.tk karena blog ini tidak berharga bagi Anda, Anda tetap boleh meng-COPYPASTE seluruh atau sebagian artikel ini tanpa linkback, terima kasih Anda menyukai artikel di Materi Data Kuliah Gratis | Jurnal Artikel | Akuntansi | Manajemen: KomBis #1 - Komunikasi Bisnis Profesional di Dunia Kerja. Anda dapat mencari keseluruhan isi di Daftar Isi DataKuliah