SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER-SIA-Arus Pendapatan

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Teknologi dapat menjadi alat yang sangat ampuh untuk perubahan organisasi. Penerapan teknologi tingkat rendah dari perubahan yang terjadi pada organisasi disebut otomatisasi, sedangkan penerapan teknologi tingkat tinggi disebut rancang ulang. Otomatisasi menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efekifitas pekerjaan.

Rancang ulang meliputi perubahan mendasar pola pikir atau proses bisnis dan alur pekerjaan. Tujuan dari rancang ulang untuk mengurangi beban perusahaan dengan cara mengidentifikasi dan mengeliminasi pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, seperti penggantian prosedur tradisional dengan prosedur yang inovatif. Pada bagian ini kita mempelajari pengaruh dari otomatisasi terhadap proses pesanan penjualan dan sistem penerimaan tunai. Kita juga melakukan tinjuauan atas kelebihan-kelebihan (fitur) dari sistem point of sale (POS), yang mengkombinasikan kelebihan penjualan kredit dan penjualan tunai. Kemudian kita akan mempelajari pertukaran data elektronik (electronic data interchange - EDI) dan internet sebagai teknik alternatif dari rancang ulang siklus pendapatan.

 

File transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian utama (primary key) yaitu nomor pesanan penjualan, nomor rekening, dan nomor persediaan. Nomor pesanan penjualan merupakan komponen kunci utama karena merupakan komponen pencatatan yang unik yang mengidentifikasikan pencatatan pesanan penjualan pada setiap file, yang merupakan penomoran (preprinted) dokumen sumber yang direkam pada saat operasi pengetikan data. Nomor rekening dan nomor persediaan merupakan kunci pencarian sekunder di mana keduanya tidak dapat mengidentifikasikan catatan pesanan penjualan. Tujuan dari kunci adalah untuk mencari hubungan antara buku besar pembantu piutang dengan file induk persediaan.

 

Struktur file yang digambarkan pada gambar merupakan karakteristik dari pendekatan “flat file” untuk manajemen data.untuk menyederhanakan asumsi dalam hipotesis sistem, ditentukan bahwa untuk setiap pesanan penjualan hanya untuk satu barang persediaan saja. Relasi satu lawan satu (one to one) ini tidak realistis karena dalam satu pesanan penjualan, pada kenyataannya, dapat untuk beberapa barang persediaan.

 

Pemrosesan Batch Menggunakan File Yang Terurut

Menggambarkan otomatisasi pesanan penjualan yang meggunakan pemrosesan batch dengan memakai struktur file yang terurut.

Yang perlu diperhatikan dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akutansi tradisional dari penagihan, pengawasan persediaan, piutang, dan buku besar umum diselenggarakan dengan memakai fungsi baru yang disebut pemrosesan data. Penerimaan pesanan penjualan, pemeriksaan pemberian kredit, pergudangan, dan pengiriman masih diselenggarakan dengan cara sistem manual. Kelebihan dari pendekatan ini adalah penghematan biaya dan menurunkan tingkat kesalahan. Dengan mengotomatisasi fungsi akuntansi, perusahaan dapat mengurangi staf akuntansi dan mengurangi kesalahan administrasi. Kelebihan operasional struktur file yang terurut serupa untuk media penyimpanan tape dan disk, tetapi media penyimpanan disk dapat terus terpasang tanpa memerlukan intervensi manusia. Kegunaan utama dari tape adalah sebagai media cadangan dan sebagai tempat penyimpanan data (arsip). Untuk tujuan seperti ini , keduanya merupakan media medium yang efektif dan efisien.

 

Pemasukan Data (Keystroke)

Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukan data mengkonversikan dokumen surat jalan ke media penyimpanan magnet untuk menghasilkan file transaksi dari pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukan data menerima dan mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil dari file transaksi berisi beberapa batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk setiap batch pada file tersebut.

 

Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run)

Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh karena pengetikan atau kesalahan-kesalahan logis. Pengujian biasanya termasuk pemeriksaan field, limit test, range test, dan perkalian harga dengan kuantitas program perbaikan melakukan perhitungan ulang pada kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya kesalahan catatan yang dipindahkan.

 

Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run)

Menjalankan program pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder nomor rekening.

 

Menjalankan Program Update Piutang dan Penagihan (A/R Update And Billing Run)

Program update piutang melakukan proses posting ke rekening piutang dengan mencocokkan secara urut kunci pencarian nomor rekening pada setiap catatan pesanan penjualan dengan catatan pada file induk pembantu piutang. Prosedur ini menciptakan file induk pembantu piutang baru yang memasukkan semua perubahan pada rekening pelanggan yang diakibatkan oleh transaksi. File induk pembantu piutang yang asli tetap komplit dan tidak terpengaruh oleh proses. Fungsi cadangan otomatis adalah kelebihan dari proses struktur file yang terurut.

 

Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort And Inventory Update Run)

Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan di gudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan. Sebagai tambahan program akan mencocokkan nilai dari kuantitas persediaan di gudang dengan field pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah lagi. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan den pengurangan persediaan.

 

Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run)

Dii bawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbarui setelah setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan seterusnya) setelah diproses.

Pada akhir hari, sistem buku besar umum melakukan akses ke file dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi. Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru akan tercipta.

 

Sistem Batch dengan Menggunakan Akses Langsung ke File

Pendekatan proses akses langsung ke file mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan dengan proses update dengan memakai file yang terurut seperti yang terlihat di bawah ini:

1. Tidak perlu menjalankan program pengurutan. Sejak urutan transaksi tidak menjadi hal yang mutlak pada prosedur akses langsung ke file, maka tidak perlu dilakukan pengurutan file transaksi. Hal ini akan menghemat waktu untuk proses dan kemampuan computer.
2. File induk tidak dibuat. Dengan menggunakan metode akses langsung ke file, sistem akan langsung mengupdate catatan induk. Tidak seperti pendekatan file, metode ini tidak membuat lagi file induk. Ada dua keuntungan dari metode ini. Pertama, pemrosesan batch yang kecil terhadap file induk yang besar menjadi lebih efisien. Dalam sistem batch menggunakan metode pengurutan file, terdapat kecenderungan untuk memproses batch yang besar lebih sedikit dibandingkan dengan lama waktu dan biaya untuk pembuatan file induk. Karena proses ini tidak diperlukan dalam sistem akses langsung ke file, pemrosesan dapat dilakukan berkali-kali dengan memakai file yang sama. Kedua, bila buku besar umum juga memakai metode akses langsung ke file, buku besar umum tersebut dapat diperbaharui setiap kali batch selesai dibuat sehingga dapat membuat rekonsiliasi tepat pada waktunya. Dengan pendekatan pengurutan file, buku besar umum diperbaharui dengan prosedur pemrosesan akhir hari.
3. File serba guna. Akses langsung ke file yang digunakan oleh sistem dalam mode batch dapat juga digunakan oleh sistem yang lain dalam mode real-time. Sebagai contoh, petugas customer service dapat menggunakan file piutang untuk menanggapi pertanyaan telepon pelangan. Karena file piutang mempunyai kemampuan untuk diakses secara langsung, petugas dapat melakukan akses dengan menggunakan sistem inquiry . Petugas tidak akan mendapatkan informasi langsung dari sistem yang menggunakan pengurutan file.

 

Rancangan Ulang Pemrosesan Pesanan Pelanggan dengan Teknologi Real-Time

Prosedur Update

Prosedur penjualan. Pada pemrosesan secara real-time, petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga menggunakan terminal computer yang bterhubung untuk melakukan program inqury/edit. Petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan di bawah ini.

•  Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak.

•  Jika persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang dijual untuk menggambarkan keakruratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual.

•  Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan. Catatn yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup (yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identitas catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat nilai T. Nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat menentukan status untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut.

 

Prosedur pergudangan . Terminal komputer petugas pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman.

 

Departemen Pengiriman . Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pengiriman pada terminal komputer.

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Bahan Ekonomi|Akuntansi dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

Anda boleh menggunakan sumber / materi dari:

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER-SIA-Arus Pendapatan

Terima kasih jika Anda mencantumkan / melinkback halaman:

http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/sistem-akuntansi-berbasis-komputer-sia.html

untuk bahan referensi atau Daftar Pustaka Anda dalam pembuatan karya ilmiah, karya tulis, maupun makalah.

Tapi jika anda merasa terganggu dengan linkback Datakuliah.tk karena blog ini tidak berharga bagi Anda, Anda tetap boleh meng-COPYPASTE seluruh atau sebagian artikel ini tanpa linkback, terima kasih Anda menyukai artikel di Materi Data Kuliah Gratis | Jurnal Artikel | Akuntansi | Manajemen: SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER-SIA-Arus Pendapatan. Anda dapat mencari keseluruhan isi di Daftar Isi DataKuliah