Prosedur Update File Induk dan Proses Real Time Data Perusahaan

Prosedur Update File Induk

Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanda tutup, dan melakukan update pada file induk. Program batch menyiapkan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai, di mana sama dengan jurnal penjualan.

 

Kelebihan Pemrosesan Secara Real Time

1.    Pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan. Sistem real time dengan terminal komputer yang terhubung dengan komputer pusat akan mengurangi atau malah menghilangkan hambatan-hambatan seperti keterlambatan beberapa hari antara pengambilan pesanan dan penagihan ke pelanggan.

2.    Pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar. Dengan memelihara informasi persediaan, staf penjualan dapat menentukan dengan cepat bahwa terdapat persediaan di gudang. Informasi yang mutakhir yang disediakan melalui proses real time akan meningkatkan  kemampuan perusahaan untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan, yang menyebabkan peningkatan penjualan.

3.    Prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis, seperti nomor rekening yang salah, nomor persediaan yang tidak valid, dan salah dalam melakukan perhitungan harga. Program perbaikan yang dilakukan secara real time memperbolehkan untuk memperbaiki banyak tipe kesalahan yang mengidentifikasi dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi operasional.

4.    Akhirnya, pemrosesan secara real time akan mengurangi pemakaian kertas. Kertas dokumen mahal untuk dibuat dan sering rusak. Dokumen elektronik sangat efisien, efektif, dan sangat berguna bagi jejak audit.

 

Sistem Batch Penerimaan Tunai Dengan Akses Langsung Ke File

Sistem penerimaan tunai biasanya adalah sistem batch. Tidak seperti transaksi penjualan, di mana kecenderungan untuk selesai dalam satu hari, penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur kas secara real time.

 

Prosedur Update

Ruang Penerimaan Dokumen . Memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen piutang.

Departemen Penerimaan Tunai . Petugas penerimaan kas mencocokan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal komputer, petugas membuat cacatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank.

Departemen Piutang . petugas departemen piutang menerima dan mencocokan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

Departemen Piutang. pada akhir hari, program batch akan melakukan prosespencocokan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening control buku besar umum.

 

Rancang Ulang Proses Penerimaan Tunai

Beberapa organisasi melakukan rancang ulang prosedur penerimaan dokumen untuk mengurangi resiko dan biaya.

Petugas penerimaan dokumen meletakkan sekumpulan amplop yang belum dibuka ke mesin yang secara otomatis akan membuka surat tersebut da memisahkan antara dokumen pembayaran dan cek. Saat amplop tersebut dibuka, mesin tersebut akan mengetahui bahwa dokumen yang pertama pada surat adalah dokumen pembayaran. Dan yang ke dua adalah cek.

 

Sistem Point of Sale (POS)

Sistem Point of Sale (POS) biasanya digunakan oleh toko bahan makanan, department store, dan tipe penjualan eceran lainnya.

Prosedur Harian

Pertama, kasir memeriksa label universal product code (UPC) pada barang yang dibeli dengan laser scanner. Sistem POS berhubungan secara online ke file persediaan di mana bisa didapatkan daftar harga barang dan akan ditampilkan pada terminal komputer kasir.

Pada saat seluruh UPC selesai di-scan, sistem secara otomatis menghitung pajak, potongan harga, dan total transaksi.

Petugas memesukkan transaksi ke dalam sistem POS melalui papan ketik dan cacatan penjualan akan ditambahkan pada jurnal penjualan saat itu juga.

Pada akhir dari penggantian petugas, pengawas akan membuka mesin register dan mengambil gulungan kertas internal. Laci tempat penyimpanan uang tunai diambil dan diganti dengan laci yang berisi sejumlah uang tunai. Pengawas dan petugas yang sudah selesai bertugas membawa laci tersebut ke ruang bendahara, di mana akan dilakukan pencocokan dengan gulungan kertas internal. Sangat mungkin terjadi sedikit selisih yang diakibatkan karena kesalahan dalam memberikan kembalian pada pelanggan. Kekurangan uang tunai yang masih dapat diterima oleh organisasi akan dicatat tetapi tidak akan dipotong dari gaji pegawai. Bagaimanapun juga, kekurangan tersebut akan diperiksa untuk tindakan pendisiplinan.

Prosedur Akhir-Hari

Pada akhir-hari, petugas penerimaan uang tunai menyiapkan tiga lembar slip setoran. Satu salinan akan diarsipkan dan dua lainnya akan dibawa ke bank bersama dengan uang tunai. Program batch akan meringkas penjualan dan jurnal penerimaan kas, menyiapkan dokumen jurnal, dan melakukan posting ke rekening buku besar umum sebagai berikut:

DR CR

Kas XXX

Selisih Kas XXX

Piutang (kartu kredit) XXX

Harga Pokok Penjualan XXX

Penjualan XXX

Persediaan XXX

 

Catatan jurnal di atas mungkin tidak sama antarperusahaan. Beberapa perusahaan lainnya akan memperlakukan penjualan kartu kredit sebagai kas. Lainnya akan memperlakukan sebagai piutang sampai kartu kredit tersebut cair.

-------------------------------------------------
Salam Kompetisi Website Kompas MuDA-KFC

"Data kuliah[dot]tk" ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.

Kamu juga bisa menikmati pembelajaran Online melalui Kuliah Gratis dan Belajar TOEFL iBT
. Thanks.
Best Regards: Setiawantw

Anda boleh menggunakan sumber / materi dari:

Prosedur Update File Induk dan Proses Real Time Data Perusahaan

Terima kasih jika Anda mencantumkan / melinkback halaman:

http://datakuliah.blogspot.com/2009/12/prosedur-update-file-induk-dan-proses.html

untuk bahan referensi atau Daftar Pustaka Anda dalam pembuatan karya ilmiah, karya tulis, maupun makalah.

Tapi jika anda merasa terganggu dengan linkback Datakuliah.tk karena blog ini tidak berharga bagi Anda, Anda tetap boleh meng-COPYPASTE seluruh atau sebagian artikel ini tanpa linkback, terima kasih Anda menyukai artikel di Materi Data Kuliah Gratis | Jurnal Artikel | Akuntansi | Manajemen: Prosedur Update File Induk dan Proses Real Time Data Perusahaan. Anda dapat mencari keseluruhan isi di Daftar Isi DataKuliah